دفتر مطالعات راهبردی مدیریت

نویسنده: PRAVIN DURAI

مترجم: مریم حاج سیدجوادی

اگر چه سازمان مجازی شکل مبتنی بر وب سازمان سنتی است، اما ویژگی‌های متعددی دارد که منجر به تفاوت آن با سازمان سنتی می‌شود. در واقع، ویژگی‌های منحصر به فرد سازمان‌های مجازی مانند پراکندگی (به معنای محل پراکنده کارکنان)، توانمندسازی، پویایی و وابستگی متقابل، آنها را با سازمان‌های سنتی متفاوت می‌سازد. در این تعریف، پراکندگی، به محل پراکنده کارکنان سازمان اطلاق می‌شود؛ توانمندسازی به قدرت و آزادی عمل کارکنان در مسوولیت‌هایشان اشاره دارد؛ پویایی به تغییرات مداوم در شیوه‌های سازمانی، ت‌ها و ویژگی‌های تیم اشاره می‌کند و وابستگی متقابل، به شبکه و وابستگی متقابل کارمندان به یکدیگر به‌منظور دستیابی به هدف اشاره دارد. در ادامه به تفاوت‌های سازمان‌های مجازی و سنتی با یکدیگر پرداخته می‌شود.

• سازمان‌های مجازی معمولا هیچ‌گونه حضور و فعالیت فیزیکی ندارند؛ در حالی که سازمان‌های سنتی دارای حضور و فعالیت فیزیکی و تداوم در فعالیتشان هستند؛ مانند دفاتر دنیای واقعی.

• هیچ‌گونه ارتباط رودررو میان اعضای سازمان‌های کاملا مجازی وجود ندارد و اشتراک‌گذاری اطلاعات فقط از طریق ارتباط الکترونیکی صورت می‌گیرد، در حالی‌که در سازمان‌های سنتی ارتباط رو در رو و تماس فیزیکی میان کارکنان برقرار است.

• عضویت در سازمان‌های مجازی به‌علت پیوستن و ترک سازمان به هنگام آغاز و پایان هر نقش، پویاست؛ در حالی که عضویت در سازمان‌های سنتی معمولا پایدار و مستقل از تکمیل پروژه یا فعالیت خاصی است.

• سازمان‌های مجازی، سلسله مراتبی افقی دارد و بر تعهد و انضباط داوطلبانه اعضای خود تاکید می‌ورزند؛ در حالی که در سازمان‌های سنتی، سلسله مراتب، عمودی بوده و سیستم انضباطی مشخصی بر آن حاکم است.

• در سازمان‌های مجازی، ارزیابی عملکرد و کنترل کار به‌صورت مجازی و دشوار است؛ اما در سازمان‌های سنتی ارزیابی عملکرد به‌صورت حقیقی و آسان است.

• در سازمان‌های مجازی، دپارتمان منابع انسانی معمولا مبتنی بر وب است و بر پایه مشارکت شکل می‌گیرد؛ اما در سازمان‌های سنتی این دپارتمان فیزیکی است و بر پایه مدیریت پرسنل شکل می‌گیرد.

• در سازمان‌های مجازی، تعهدات منابع انسانی حاکم بر عملکرد کارکنان روشن و موثر نیست، بلکه متغیرند؛ در حالی که اثربخشی این تعهدات در سازمان‌های سنتی به‌خوبی اثبات شده است.

• رهبری و کنترل در سازمان‌های مجازی امری خود به خودی است؛ در حالی که در سازمان‌های سنتی، این امر بر پایه کنترل و فرمان خارجی صورت می‌گیرد.

• در سازمان‌های مجازی، مهارت و دانش کارکنان معمولا از طریق فرآیند یادگیری الکترونیکی توسعه می‌یابد؛ اما در سازمان‌های سنتی، پیشرفت در این زمینه معمولا از طریق برنامه‌های آموزشی حقیقی صورت می‌گیرد.

• در سازمان‌های مجازی، قدرت کارکنان بستگی به نقش آنها در روند کسب‌وکار دارد؛ اما در سازمان‌های سنتی، این امر به موقعیت‌های اشغال شده در سلسله مراتب، توسط کارکنان بستگی دارد.

  انواع تیم‌های مجازی

تیم مجازی به گروهی از کارمندان گفته می‌شود که امور مشخصی را در زمان و مکانی جدا از یکدیگر، در حالی که از طریق ابزار الکترونیکی مانند ایمیل، ویدئو کنفراس و سایر دستگاه‌های مبتنی بر وب به یکدیگر متصل هستند، به انجام رسانند. اعضای این‌گونه تیم‌ها، با ادغام در عملکردها، سازمان‌ها، فرهنگ‌ها و مناطق، دست به دست هم می‌دهند و مهارت‌ها و دانش خود را برای رسیدن به اهداف و مقاصدی که به‌منظور آن گرد هم آمدند، با یکدیگر ترکیب می‌کنند. سنجش کارآیی این تیم‌ها معمولا به لحاظ بهره‌وری، انعطاف‌پذیری، خلاقیت و وحدت صورت می‌گیرد. بر اساس بررسی‌‌های صورت‌گرفته، به نظر می‌رسد به‌طور کلی سه نوع تیم در سازمان‌های مجازی کارآیی داشته باشند: تیم پروژه‌ای، تیم خدماتی و تیم فرآیندی.

• تیم پروژه‌ای: تیم پروژه‌ای، برای تکمیل پروژه‌ای مشخص، با محدودیت زمانی شکل می‌گیرد و مدت آن به طول پروژه بستگی دارد. ترکیب تیم براساس شرایط و مهارت‌های خاص و مورد نیاز پروژه، مشخص می‌شود و حتی ممکن است زیرگروه‌ها، به‌منظور تکمیل نمونه یا کار مشخصی در پروژه شکل گیرند. هنگامی که تیم پروژه در قالب چند زیرگروه عمل می‌کند، لازم است اعضای تیم، جلسات دوره‌ای برای برنامه‌ریزی و هماهنگ‌سازی فعالیت‌های مختلف پروژه داشته باشند. همچنین تیم پروژه، در صورت وم می‌تواند از خدمات سایر اعضای سازمان که عضو تیم نیستند، بهره گیرد.

• تیم خدماتی: هدف اصلی از تشکیل یک تیم خدماتی، رسیدگی به مشکلات خاص مشتریان است. تخصص تیم خدماتی ممکن است برای مشتریان تعدادی از سازمان‌ها، مکان‌ها و کشورها در دسترس باشد. به همین دلیل، منبع استعداد تیم خدماتی ممکن است وابسته به مکان یا سازمان خاصی نباشد. به عبارت دیگر، یک تیم خدماتی معمولا تنها قادر به ارائه مشاوره تخصصی به چند سازمان در چند کشور است. پشتیبانی آنلاین فناوری اطلاعات ارائه شده به سازمان‌های مشتریان، یکی از وظایف معمول تیم‌های خدماتی است. یکی از ویژگی‌های اصلی تیم خدماتی، این است که این تیم، مبتنی بر نیاز است. بنابراین هنگامی که مشکلی از جانب سازمان یکی از مشتریان گزارش شود، تیم خدماتی برای رفع آن، تشکیل می‌شود و هنگامی که مشکل مرتفع شود، تیم منحل می‌شود. بنابراین فعالیت کاری این تیم به‌صورت مستمر نیست.

• تیم فرآیندی: تیم فرآیندی زمانی شکل می‌گیرد که اهداف سازمان مبتنی بر پاسخ مداوم به چالش‌های بلند‌مدت تجارت باشد. از آنجا که بازه زمانی این چالش‌ها قابل پیش‌بینی نیست، دوره کاری این تیم نیز نامشخص و عضویت در آن منعطف و پویاست. ماهیت و نوع تعامل در میان اعضای تیم فرآیندی، معمولا به هدف آن بستگی دارد و از آنجا که هدف آن مبتنی بر زمان خاصی نیست، ممکن است تا زمانی که هدف سازمان گسترش بازار باشد، این تیم به حیات خود ادامه دهد. تیم‌های مدیریتی تشکیل‌شده برای ایجاد استراتژی، برای تداوم گسترش عملیات تجاری در بازار نمونه‌هایی از تیم فرآیندی هستند.

تهیه شده در موسسه معنا

در ارتباط با قیاس سازمان های پروژه محور و سازمان های با ساختار سنتی تحقیقات متعددی انجام و نظرات مختلفی مطرح شده است، آنچه که در این بخش بدان اشاره خواهد شد اساسی ترین و مهمترین تفاوت های این دو نوع سازمان است.

بطورکلی در ساختارهای سازمانی سنتی، واحدهای کسب و کار استراتژیک، واحدهای وظیفه ای و جغرافیایی بر نتایج عملکرد تمرکز دارند و صاحبان دارایی ها و دانش خود می باشند. این بخش بندی به صورت واضحی قلمروی شایستگی و قدرت را تعریف می کنند و در حیطه این قلمروها، مدیران آنها ارزیابی می شوند. این موضوع هم جنبه منفی و هم جنبه مثبت دارد. این نوع ساختار، رفتار دفاعی هم برای کسب و تغییر اطلاعات و هم هماهنگی ضعیف را بدنبال دارند. هرچند جنبه مثبت این ساختار، وظایف دقیقاً تعریف شده افراد و در دسترس بودن کارکنان می باشد.

اما در یک سازمان پروژه محور، اقدامات هماهنگ بین قلمروهای سازمانی، منبع ارزش آفرینی به شمار می­رود (بورگنون، 2006).

گارییس (2005) وجوه تمایز سازمان های پروژه محور در قیاس با سازمان های سنتی  را به شرح زیر مطرح می نماید:

*    در نظرگیری سازمان بعنوان مزیت رقابتی

*    توانمندسازی کارکنان

*    فرایند محوری

*    کار تیمی در سازمان تخت

*    تغییر سازمانی غیر منقطع و مستمر

*    مشتری مداری

*    شبکه سازی با مشتریان و تامین کنندگان

دسته دیگر از محققان بیان می دارند که از آنجا که اهداف و روش های مورد استفاده در سازمان های پروژه محور با سازمان های سنتی متفاوت است، مدیری که به صندلی ریاست این نوع از سازمان های تکیه می زند، حتی اگر دانش صرف مدیریتی را در خود داشته باشد، نمی تواند موفقیت لازم را کسب نماید بلکه وی بایستی نگرش پروژه ای به فعالیت های سازمان و اجرای آن در این چارچوب اساسی داشته و قادر به هدایت پروژه های سازمان مبتنی بر آن چارچوب باشد. درواقع برخلاف مدیران سازمان های سنتی که اختیارات خود را از ترتیبات سازمانی خویش می گیرند، در سازمان های پروژه محور این موضوع وماً تضمین کننده همبستگی لازم در یک فعالیت پروژه ای پیچیده و دارای انعطاف بالا نمی باشد و لذا یک مدیر پروژه بایستی با در اختیار داشتن حکم سازمانی خویش ، همبستگی لازم را در ارتباط تیمی و با فرهنگ سازی لازم اعمال و آن جمع را از حالت خشک یک سازمان سنتی به یک ساختار منعطف و پویا و زنده پروژه ای تبدیل سازد که هر فرد از تیم پروژه با احساس تعلق خاطر به کل پروژه خود را در بنای این ساختمان جدید شریک و موثر می داند.در واقع سازمان های پروژه محور در قیاس با سازمان های وظیفه محور، انعطاف پذیری بیش تری فراهم می کنند و قدرت پاسخگویی آنها را به تغییراتی که در تکنولوژی و بازار ها رخ می دهد افزایش می دهند (لیندکوییست،2004).

البته برخی محققین معتقدند که تقسیم و تمایز کاملا شفافی بین سازمان های پروژه محور و وظیفه ای وجود ندارد. طبق نظر یکی از پژوهشگران سازمان های وظیفه ای (سازمان های دائمی و پایدار) و سازمان های پروژه محور (سازمان های موقتی و ناپایدار) برخلاف آنچه تئوری های کنونی بیان می کنند، وابستگی و رابطه بسیار نزدیکی به یکدیگر دارند. می توان اشاره نمود سازمان های وظیفه ای در حال حاضر بیشتر به سمت پروژه ای شدن و سازمان های پروژه محور به سمت انجام فعالیت های تکراری گرایش دارند (یوکاسکنین و پیلانتو، 1390).

برگرفته از کتاب جستاری بر مبانی سازمان های پروژه محور

بنام خداوند بخشایش گر مهربان

مرد خردمند هنر پیشه را، عمر دو بایست در این روزگار، تا به یکی تجربه اندوختن، با دگری تجربه بردن به کار!

دفتر مطالعات راهبردی مدیریت و تیم مشاوران این دفتر  آمیزه‌ای است از دانش و تجربه در محیطی پویا و با انگیزه، با ترکیبی از متخصصان مجرب، کاردان و دانشگاهی در حوزه‌های مختلف عملکردی. 

ترکیبی از این متخصصان تیم‌های پروژه را می‌سازند تا با رویکرد جامع دفتر مطالعات راهبردی مدیریت به ارائه خدمات مشاوره بپردازند.

لذا علاقه مندان می توانند مشاوره و مطالعات موضوعات زیر را با دفتر مطالعات راهبردیدر میان بگذارند:

1 - آیا ساختار موسسه و شرکت شما یک ساختار پویا و بروز است

2 - چقدر در خصوص خدمات تخصصی در حوزه دیجیتال مارکتینگ اطلاع دارید

3 - آیا اسناد بالادستی تنظیم شده مانند اساسنامه و سند چشم انداز و غیره با اهداف و تعالی سازمانی موسسه و شرکت شما هماهنگ است یا باید باز نویسی شود.

4 - آیا فرایندهای اداری و مالی مجموعه شما فرایند سالم و چاپکی است ؟ یا درگیر کاغذ بازی و بروکراسی غیر ضروری می باشد.

5 - آیا می دانید الکترونیکی کردن سازمان نه تنها در حل و فصل پیچیدگی ها و مسائل بوروکراسی اداری موثر است،بلکه در جمع آوری اطلاعات و به روز نگه داشتن آن نیز بسیار تاثیر گذار خواهد بود.

6 - آیا هزینه های ستادی و اداری با تولیدات هماهنگ است

7 - آیا آیین نامه مالی و معاملاتی مناسبی دارید

8 . ساختار مجموعه شما ساختار نهاد محور است یا فعالیت محور و پروژه ای  کدام ساختار مناسب فعالیت های شما می باشد.

9 - آیا سازمان مجازی می تواند جایگاه سازمان سنتی را بگیرد؟ و آیا به داشتن سازمان مجازی اندیشده اید؟

و.

علی روح الهی